LET'S BE OUR PARTNER

While we sit together and discuss about your project or needs. Our team would be glad to hear about your requirement and together we will provide the best solution for you.

Website HotelBooking ButtonIntegrasi Payment Gateway

Mudah

Aplikasi Hotel mudah digunakan baik secara tampilan maupun dari fungsi didalamnya tidak ribet/susah.

Fitur Lengkap

Aplikasi Hotel Cloud untuk hotel bintang 2 ke bawah terdiri dari FO, HouseKeeping, BO dan PoS Restoran.

Online

Anda cukup menyediakan komputer, printer dan internet dan Anda pemilik cukup pantau dari rumah.

Support 24/7

Support 24jam/hari agar aplikasi dapat diakses. Kami menyediakan support online dan telpon.

Aman

Server Hotel bersifat 'scalable' dan juga backup data secara rutin dan juga dilengkapi fitur security SSL.

Kustomisasi

Tersedia juga paket On-Premise (server di lokasi hotel) untuk Hotel bintang 3 ke atas.

Fitur Aplikasi-Hotel

Back Office Hotel memudahkan pengelolaan hotel seperti :

Laporan Piutang, Piutang terbayar/tidak terbayar, Pembayaran Hutang , Transaksi Pengeluaran Biaya-Biaya Hotel.

Laporan Kas/Bank, Laporan Laba Rugi Hotel.

Fitur OutletPosting ini memudahkan untuk Hotel untuk melakukan transaksi terpisah yang tidak ditagihkan dikamar namun penerimaan pembayaran atas transaksi tersebut tetap dilakukan oleh Front Office.

Modul ini yang paling penting saat pertama kami kita menggunakan aplikasi Hotel dimana sebelum menggunakan aplikasi Hotel, User harus setup terlebih dahulu beberapa hal seperti :

  • Room Type | Room Rates | Room Plan | Room Rates | Room Rates Breakdown,
  • Business Source/Market Segment,
  • Jenis Pembayaran EDC | Rekening Bank & Kas,
  • Tambah User dan Hak Akses untuk aplikasi serta fitur-fitur lainnya setting aplikasi.

Dalam modul ini user dapat melakukan registrasi/check-in untuk single room, multi room dan juga check-in untuk yang sudah reservasi sebelumnya.

Saat tamu sudah menginap, aplikasi juga dapat melakukan perubahan transaksi seperti : tambah kamar, pindah kamar, memberikan discount tambahan, menambahkan extracharges seperti extrabed, laundry yang ditagihkan ke kamar dan lain-lain.

Modul Reservasi atau disebut juga Booking dalam aplikasi Hotel dipisahkan antara guaranteed dan non-guaranteed.

  • Guaranteed disini untuk calon tamu yang sudah melakukan pembayaran/booking fee ke pihak hotel, ataupun ke pihak lain (CityLedger) seperti ke Online Travel Agent.
  • Non-Guaranteed ini untuk calon tamu yang belum memberikan pembayaran/booking fee.

Kasir digunakan oleh Front Office untuk memudahkan penerimaan pembayaran dari Tamu, disertai juga cetak Guest Bill. Fitur kasir juga dilengkapi dengan Open/Close transaksi, yang dimaksudkan untuk mencatat penerimaan pembayaran yang diterima oleh setiap shift-nya.

Transaksi-transaksi yang dilakukan sebelumnya dapat dikoreksi kembali, jika terdapat kesalahan. Namun, jika sudah dilakukan Night Audit maka transaksi-transaksi tersebut sudah tidak dikoreksi kembali oleh pihak Front Office.

Tamu sesudah check-out, maka kamar akan otomatis berubah status jadi vacant-dirty yang artinya kamar bisa dijual tapi tidak bisa ditempati. Front Office tidak akan bisa melakukan registrasi/check-in terhadap kamar yang statusnya vacant-dirty, sampai pihak House Keeping melakukan perubahan status kamar menjadi vacant-clean yang artinya kamar siap dijual dan siap ditempati.

Hotel memberikan pilihan laporan yang beragam yang terdiri dari :

Laporan GuestBill, Penerimaan Kas/Kredit, Laporan penjualan kamar, Room Inventory, Monthly Forecasting, Laporan Komisi,Outstanding Bill, Laporan penjualan Extracharges, Statistik tamu berdasarkan lokasi/gender/agama dan lain-lain.

Beragam laporan ini memudahkan untuk pengelola/pemilik untuk menganalisa terhadap performa hotel.

Hotel memberikan fitur F & B yang beragam yang terdiri dari :

Point Of Sales untuk Dine-In , Point of Sales untuk Room Services, Transaksi Guest atau Non-Guest/Walk-In.

Laporan juga sudah disediakan seperti laporan penjualan, penjualan per item dan lain-lain.

Booking adalah sebuah layanan website hotel instant yang terintegrasi dengan booking Enggine.
Sistem pembayaran, pengelolaan ketersediaan kamar dan juga secara optional dapat diintergrasikan dengan Hotel detail booking klik disini

Aplikasi hotel disimpan secara lokal di Hotel (on premise).

Aplikasi Hotel merupakan aplikasi berbasis web (web-based application) dengan teknologi sebagai berikut :
1. Bahasa pemogramman : PHP 5
2. Database : MySQL
3. Operating System : Linux, Windows
4. Client application : Web browser (Mozilla)

Karena dikembangkan secara modular, modul2 didalam aplikasi bisa berdiri sendiri, namun demikian ada beberapa modul yang saling bergantung satu sama lain, seperti misalnya modul kasir tidak bisa di implementasi tanpa modul registrasi tamu, dll.

Operating system yang digunakan kita bagi menjadi dua :
1. Server : Aplikasi Hotel bisa di install dibawah operating system Linux atau windows server, namun demikian kita merekomendasikan linux sebagai operating system server aplikasi dengan pertimbangan masalah security dan virus resistant.
2. Client : Pada prinsipnya disisi client aplikasi hotel ini hanya membutuhkan web browser sebagai front end, sehingga di sisi client aplikasi apa saja bisa berjalan.

1. Fast, Simple, Cheap Client Deployment : Praktis tidak ada requirement khusus untuk melakukan instalasi di sisi client karena aplikasi web browser umumnya sudah terdapat di operating system yang ada.
2. Updatable : Perbaikan dan update system cukup di lakukan di sisi server, dan tidak ada pada sisi client. Bandingkan dengan system Client-Server yang harus melakukan updating baik di server maupun di masing-masing client computer bila ada update.
3. Massive User Ready : Dapat digunakan secara bersamaan oleh banyak pengguna secara paralel, persis sebagaimana internet bekerja.
4. Internet Ready : Kemampuan untuk dapat langsung berintegrasi dengan internet
5. Low Hardware Client Requirement : Tidak membutuhkan spesifikasi perangkat keras client yang tinggi karena cukup menggunakan browser maka aplikasi dapat dipakai.
6. Secure : bila menggunakan protokol HTTPS maka setiap koneksi akan di encrypt sehingga tidak memungkinkan adanya data yang dapat di baca selain oleh yang berhak.
7. Low Bandwidth Usage : Karena protokol http umumnya tidak membutuhkan koneksi yang terus menerus maka otomatis bandwidth yang terpakai lebih hemat yang berakibat pada meningkatnya kecepatan akses dan bertambahnya skala kemampuan pengguna aplikasi.

1. Front Office
2. Back Office
3. House Keeping
4. Maintenance
5. Food n Beverage
6. Laundry
7. Guest Relationship Management
8. Keuangan
9. Master Data
10. Setting
11. Billing System (Kasir)
12. Warehouse
13. Purchasing
14. SMS Gateway
15. Email Client

Aplikasi Hotel mempunyai dua layer otentikasi, yang pertama adalah penggunaan user/password untuk bisa masuk kedalam aplikasi, dan yang kedua pembagian otoritas didalam aplikasi.

Jika dilihat dari gambar diatas, maka hanya user yang mempunyai user dan password saja yang bisa masuk kedalam aplikasi dan hanya user yang mempunyai otoritas saja yang bisa mengakses halaman tertentu didalam aplikasi

Penyimpanan password didalam aplikasi hotel sudah melalui proses enkripsi terlebih dahulu dengan menggunakan metoda enkripsi Crypto MD5 32chars, dengan pola enkripsi satu arah dan tidak bisa di decrypt lagi.

Karena aplikasi hotel dibangun dengan menggunakan aplikasi berbasis web, maka sudah otomatis bisa secara langsung di implementasikan dengan menggunakan jaringan internet. Namun beberapa isue yang harus diperhatikan sebelum implementasi menggunakan jaringan internet :
1. Security : harus dipastikan bahwa server aplikasi sudah di perbaiki sistem keamananya (server hardening), pengembangan firewall dan anti virus adalah langkah yang harus ditempuh sebelum implementasi.
2. Ketersediaan bandwidth : harus bisa dipastikan bahwa bandwidth internet mencukupi untuk transaksi aplikasi hotel, besarnya badwidth yang dibutuhkan aplikasi hotel sangat tergantung dari seberapa besar data yang akan di maintenance.

1. Booking adalah pemesanan kamar oleh tamu yang sudah disertai oleh jaminan pembayaran, misal tamu dari Agoda dimana tamu sudah membayar ke pihak Agoda. Jadi pemesanan kamar oleh tamu tersebut sudah dijamin oleh pihak Agoda. Atau tamu dari travel tertentu yang sudah disertai oleh Down Payment, maka ini dimasukkan ke menu booking
2. Reservasi disini adalah pemesanan kamar oleh tamu yang belum disertai oleh jaminan pembayaran, misal tamu yang memesan kamar melalui telepon ke front office.

Di dalam aplikasi hotel terdapat fitur yang bisa mengatur status kamar, yang nantinya bisa mempengaruhi penggunaan kamar di modul front office. Di dalam modul front office sudah disediakan beberapa fitur di dalam modul Front Office, yaitu fitur Room View dan Fitur Date View.
1. Room View adalah fitur untuk mengetahui status kamar, dari kamar yang tidak bisa ditempati, sampai kamar yang sudah dibooking/direservasi pada hari ini.
2. Date View adalah fitur untuk mengetahui status kamar dari kamar yang tidak bisa ditempati, sampai kamar yang sudah dibooking/direservasi dengan periode lebih dari 1 hari.
Pada saat proses check in, kamar yang tidak bisa ditempati (kotor, dalam perbaikan, tidak layak huni) tidak bisa diambil / dijual.

Aplikasi hotel bisa menangani registrasi tamu city ledger, secara teknis informasi nama perusahaan penanggung menempel pada identitas tamu dan di entri pada saat tamu tersebut check in dan mendapatkan Folio Number. Nama perusahaan penanggung tersebut, dimasukkan di Master Data sebagai Business Source dengan tipe City Ledger, hotel juga dapat memasukkan harga berdasarkan Business Source yang dipilih untuk kamar tertentu atau season tertentu.

Begitu tamu check out, data keuangan-nya akan masuk ke daftar piutang hotel, yang nanti bisa di invoice-kan oleh pihak hotel ke pihak perusahaan penanggung.

Master Data pada aplikasi hotel memungkinkan tamu di pilah berdasarkan tipe kedatangan (Business Source). Diantaranya dikategorikan sebagai FIT atau Free Individual Traveler yang terdiri dari tamu walk-in, phone-in ataupun web-in. Selain itu adalah tamu bisa dikategorikan sebagai perusahaan, Online Travel Agent (Agoda/Booking.Com/pegi-pegi/dan lain-lain), dan kategori serta sub-kategori yang bisa disesuaikan sendiri oleh pihak hotel.

Untuk penentuan tarif kamar, aplikasi sudah menyediakan penentuan tarif berdasarkan weekday/weekend, berdasarkan season dan juga berdasarkan business source. Sehingga di bagian front office secara otomatis mendapatkan harga sesuai tipe tamu yang datang.

Pada saat check in, bagian Front Office memilih Business Source, tanggal arrival, tanggal departure, serta kamar yang dipilih. Dan selanjutnya aplikasi dapat memilah laporan penjualan berdasarkan Business Source. Hal ini, akan memudahkan manajemen hotel untuk menentukan strategi hotel dengan mendapatkan akurasi laporan berdasarkan Business Source.

Ketika tamu menginap dan membayar tagihan hotel, jika memang tamu itu adalah dijamin oleh pihak lain maka ketika posting nilai pembayarannya yang dipilih adalah Credit (partner). Dan ketika tamu check out di modul back office di bagian piutang, hotel dapat melihat List A/R atau Daftar Piutang berdasarkan partner/business source. Misal tamu A, ketika menginap business partnernya adalah Agoda.Com, selanjutnya ketika Check Out, hotel dapat melihat di daftar piutang untuk Tamu A sehingga hotel dapat membuat invoice atau penagihan untuk Tamu A ini ke Agoda.

Untuk membuat invoice , hotel memilih partner dan memilih range tanggal arrival tamu setelah itu akan muncul daftar tamu yang menginap, pihak keuangan hotel tinggal memilih daftar tamu yang akan diinvoice-kan.

Hutang Services adalah hutang yang harus dibayarkan hotel kepada internal. Perhitungan hutang services ini bisa berdasarkan prosentase atau berdasarkan rupiah. Misal 10% dari harga, atau 20 ribu setiap malam. Berbeda dengan hutang komisi, perhitungan hutang services terhitung dari tanggal tamu check out/departure. Misal setiap malam, tamu A dikenakan biaya services sebesar 10 ribu . Tamu A menginap 2 malam dari tanggal 1 sampai tanggal 3. Ketika tamu A checkout di tanggal 3, sistem akan mencatat ada hutang services sebesar 2 malam * 10 ribu yaitu 20 ribu.

Untuk defaultnya pada aplikasi hotel terdiri dari beberapa hutang yaitu : Hutang Komisi, Hutang Services, Hutang Usaha dan Hutang Operasional. Hutang Komisi yaitu kewajiban dari hotel untuk membayar komisi dari setiap tamu yang menginap, komisi ini dihitung setelah tamu check out dan terhitung menjadi hutang sejak arrival. Misal : Tamu A menginap berasal dari Booking.Com (Booking.Com adalah salah satu Online Travel Agent, dimana tamu membayar kamar langsung ke hotel. Berbeda dengan Agoda, dimana tamu langsung bayar ke Agoda). Tamu A menginap 2 malam dari tanggal 1 sampai tanggal 3. Harga Kamar 300 ribu dan komisi 15%. Ketika Tamu A checkout di tanggal 3, secara otomatis sistem akan mencatat ada hutang komisi sebesar 15%*300 ribu*2 malam yaitu 90ribu, dan sistem mencatat hutang komisi sebesar 90ribu kepada Booking.Com pada tanggal 1 sesuai dengan tanggal arrival/kedatangan.

Hutang Usaha adalah hutang yang harus dibayarkan hotel kepada mitra usaha. Misal hotel mempunyai layanan transportasi dimana layanan tersebut bagi hasil dengan pihak lain. Ketika layanan transportasi tersebut sudah dibayarkan, maka sistem akan mencatat nilai bagi hasil yang harus dibayarkan kepada mitra usaha. Nilai bagi hasil ini disebut dengan hutang usaha.

Hutang Operasional adalah hutang yang harus dibayarkan hotel kepada pihak lain atas operasional hotel seperti internet, biaya laundri (jika diserahkan ke pihak lain). Untuk mekanisme di aplikasi, dengan cara memasukkan invoice dan memilih beban operasional dari invoice tersebut.

Aplikasi-Hotel menyediakan support penuh 24 jam/hari dan 7 hari/minggu untuk menjaga aplikasi agar selalu dapat diakses dan digunakan oleh pihak Hotel.

Aplikasi-Hotel juga menyediakan support online dan telpon jika pihak Hotel mengalami kesulitan dalam penggunaan aplikasi “Aplikasi-Hotel”.

Get Started Now!

Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut terkait Aplikasi Hotel ini.